Quản lý hiệu quả người dùng Internet trong công ty

Nếu bạn
là người quản lý của một Công ty, thì chắc hẳn sẽ có lần bạn không hài
lòng khi nhìn thấy nhân viên của mình đang mải mê chơi trong giờ làm
việc. Hoặc thỉnh thoảng bạn phát hiện ra rằng một vài người nào đó lưu
trong ổ cứng rất nhiều bộ phim hoặc tranh ảnh không lành mạnh được tải
về từ Internet.

Và hãy thử tưởng tượng nếu bạn có khoảng 1000 nhân viên ở nhiều bộ
phận khác nhau, thì rõ ràng là bạn khó có thể kiểm soát được việc sử
dụng Internet của họ như thế nào cho đúng mục đích.

Bài viết này đề cập đến chương trình SurfControl Web Filter 5.0 của hãng SurfControl (website: www.surfcontrol.com).
Đây là một trong những chương trình mạnh nhất trên thế giới cho phép
người quản lý có thể theo dõi người dùng Internet theo thời gian thực,
áp dụng các quyền truy cập Internet linh hoạt theo yêu cầu, cũng như
cho phép kết xuất báo cáo về hoạt động của người dùng trong mạng bất kỳ
lúc nào.

Bạn cần phải quản lý cái gì?

Việc quản lý người dùng Internet nhằm tới một mục đích là làm cho
việc sử dụng Intemet hiệu quả hơn và trong sáng hơn. Rõ ràng là như vậy
khí bạn không hề muốn nhân viên của bạn suốt ngày chỉ dán mắt những
trang Web khiêu đâm, hoặc tải những bộ phim có nội đung không lành mạnh
từ Internet. Cũng tương tự như vậy, có thể trong giờ làm việc mà nhân
viên bạn chỉ chăm chú chat và webcam với người khác. Hoặc việc truy cập
thường xuyên vào các trang tin tức cũng ngốn khá nhiều thời gian của
người dùng.

Công ty bạn có rất nhiều phòng ban khác nhau. Tùy theo chức năng của
các phòng ban này mà bạn muốn họ chỉ sử dụng Internet để giao dịch thư
từ với đối tác mà thôi. còn với phòng ban khác thì bạn muốn cho họ truy
cập được các các Website nước ngoài để tìm kiếm thêm thông tín. Còn với
một số nhóm người đặc biệt trong Công ty của bạn (ví dụ như Ban giám
dốc, Chủ tịch Hội Đồng quản trị…) bạn muốn họ có thể giao địch với
đối tác của Công ty bạn với mức độ ưu tiên cao nhất, ngay cả khi đường
truyền Internet bị tắc nghẽn do quá nhiều người dùng.

Tuy nhiên, việc quản lý này cũng cần phải linh hoạt. Bạn cũng không
nên để nhân viên nghĩ rằng là bạn quá khắt khe trong việc quản lý việc
sử dụng Internet như vậy. Trước khi vào giờ làm việc, hoặc giờ nghỉ
trưa, tôi muốn được nghe nhạc trực tuyến, xem tình hình thời sự, chat
với bạn bè, gọi điện thoại qua mạng Internet cho người thân ở nước
ngoài, chơi game trực tuyến… Điều này hoàn toàn hợp lý đấy chứ. Nhưng
chỉ là ngoài giờ làm việc thôi nhé, rõ ràng bạn sẽ không thể từ chối
được.

Bạn thấy đấy, với một Công ty có càng nhiều người dùng Internet thì
nhu cầu sử dụng của họ cũng càng đa dạng. Điều này dẫn đến việc phải có
một chương trình tự động để theo dõi và quản lý một cách linh hoạt các
yêu cầu của người sử dụng.

Surfcontrol làm được hơn cả mong đợi

Thực ra nhu cầu của người sử dụng khó có thể vượt qua được việc dự
đoán của những người lập trình. Bằng việc thống kê nhu cầu sử dụng của
người dùng của hàng trăm Công ty khác nhau trên thế giới, những người
lập trình ra sản phẩm Surfcontrol Web Filter (SWF) đã đưa toàn bộ các
tiêu chí quản lý này vào hệ thống. Đến phiên bản mới nhất là SWF 5.0,
người quản lý đã thấy được sự thỏa mãn hơn cả mong đợi khi sử dụng
chương trình này.

Việc quản lý truy cập Intemet tự động dựa vào hàng loạt các thông số
khác nhau như tên truy nhập của người sử dụng, thời gian truy nhập, nội
dung trang Web truy nhập, mức độ ưu tiên khác nhau… Mỗi người sử đụng
được cấp một tên truy cập khác nhau khi vào máy tính, và chương trình
SWF sẽ dựa vào việc phân quyền của các tên truy cập này mà áp dụng các
quy tắc truy nhập cụ thể cho người sử dụng hoặc các phòng ban liên quan.

Khả năng lọc nội dung trang Web cực mạnh của SWF giúp cho bạn có thể
quản lý sâu hơn các đối tượng trong trang Web. Nó có thể phân chia các
tên file cho phép hay cấm download, kiểu file âm thanh và hình ảnh, các
kiểu file nén… cũng đặt được mức độ ưu tiên download các file này.
SWF cũng đặt các độ ưu tiên khác nhau cho người sử dụng, dựa vào mức độ
ưu tiên của từng tên truy nhập mà nhóm người đùng này có thể download
nhanh hơn các nhóm người dùng các trong mọi trường hợp.

Ngoài ra, module đo dung lượng sử dụng Internet của SWF cũng cho bạn
khả năng hết sức linh hoạt để ngăn không cho người sử dụng download quá
nhiều các file dung lượng lớn, tránh ùn tắc đường truyền phục vụ cho
những người dùng khác. Nếu bạn đặt tổng dung lượng sử dụng Internet
trong ngày của một người dùng cụ thể là 20Mb, điều đó có nghĩa là lượng
thông tin người dùng đó tải về từ Internet trong ngày hôm đó chỉ được
phép là 20Mb, nếu SWF thấy quá đung lượng này sẽ gửi thông báo cho
người sử dụng và ngăn không cho phép truy cập Internet nữa. Chức năng
này hết sức hiệu quả trong trường hợp những người sử dụng cố tình
download những file hoặc những bộ phim cực lớn trên Internet trong giờ
làm việc và gây tắc nghẽn đường truyền chung.

Chương trình này có một cơ sở dữ liệu khổng lồ về thông tin các
Website trên Internet và phân chia các trang Web này thành các nhóm
khác nhau để tiện cho người sử dụng nhằm: Tin tức, thể thao, tài chính,
đầu tư công nghệ thông tin, giải trí, quảng cáo, nhóm trang web nội
dung xấu… Việc phân chia này giúp cho người quản lý cho phép người sử
dụng có quyền truy nhập vào các nhóm Website khác nhau theo yêu cầu.
Ngoài ra, chương trình này có một module rất thông minh, cho phép tự
động tìm kiếm trên các Website người dùng truy cập để sắp xếp các trang
Web mới vào các nhóm tương ứng dựa vào các từ khóa và nội dung trên
Website này.

Cách kết xuất báo cáo của chương trình này cho bạn các số liệu cực
kỳ đầy đủ về thông tin của người sử dụng cũng như nội dung trên
Internet được sử dụng bằng 55 kiểu báo cáo chi tiết khác nhau được dạng
file HTML. Nó cho phép sắp xếp 10 người sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ
khoảng thời gian nào, hoặc 10 website hoặc nhóm nội dung mà tất cả
người dùng truy cập thường xuyên nhất, cũng như là báo cáo chi tiết về
thống kê băng thông người dùng đã sử dụng .Các báo cáo này có thể được
chuyển thành các định dạng cần thiết như pdf, xls, cvs…

Kết luận

“Hết sức linh hoạt và tiện lợi”, đó là kết luận của tất cả những
người đã thử dùng chương trình này. SWF cung cấp đầy đủ các tính năng
để bạn có thể nhìn thấy chi tiết từng Megabyte ra vào trên hệ thống
mạng của bạn với báo cáo hết sức rõ ràng. Với những người quản lý mạng
chuyên nghiệp thì SWF là chương trình không thể thiếu để kiểm soát toàn
bộ việc sử dụng Internet của người dùng trong mạng.

Theo 
Tạp chí Tin học & Đời sống

4 thoughts on “Quản lý hiệu quả người dùng Internet trong công ty

  1. Em thay anh gioi thieu kha ki ve chuong trinh nay. Tuy nhien em muon hoi anh la tren ISA 2004 (or 2006) co tich hop cac tinh nang nay ko? Anh co the huong dan cho moi nguoi biet. Hi

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s