Sử dụng nhân viên bán thời gian

Nên có người hướng dẫn kỹ càng cho nhân viên part-time.

Có thể tổ chức của bạn đang có những nhân viên làm việc
bán thời gian. Nhân viên chính thức chỉ xem họ là “người ngoài”, nhưng
lại hay tỏ ra căng thẳng với họ vì lo sợ chiếc “ghế” của mình đang bị
đe doạ. Là người “đứng giữa hai dòng nước”, lãnh đạo sẽ xử lý ra sao?

Trên thực tế, nhân viên bán thời gian thường gặp phải
nhiều thử thách. Công việc của họ thường vụn vặt và họ không có nhiều
sự lựa chọn nghề nghiệp. Cũng có thể họ đang tập trung vào những mục
tiêu khác bên ngoài tổ chức, ví như đang học ở trường đại học hoặc đang
làm ở đâu đó…Họ thực sự cần sự quan tâm và khuyến khích từ lãnh đạo
tổ chức. Là lãnh đạo tổ chức, bạn cần:

Định hướng một cách chính xác chọ

Bạn nên dành thời gian để nói rõ cho nhân viên hiểu
về trách nhiệm trong công việc, những gì họ được phép hay không được
phép làm (gọi điện thoại cá nhân, sử dụng tài sản của tổ chức…). Để
tránh lộn xộn trong tổ chức, bạn nên chỉ định một người hướng dẫn và
phân công công việc cho họ. Điều này sẽ loại trừ được tình huống “ông
nói gà, bà nói vịt” mà có thể làm mất tinh thần những nhân viên làm
việc bán thời gian.

Tìm ra những điều thúc đẩy họ

Hãy hỏi những nhân viên làm việc bán thời gian để tìm
ra cách tốt nhất để thúc đẩy họ. Có thể hỏi: “Trong tương lai bạn muốn
làm gì?”. Hỏi câu này, bạn có thể biết những mục tiêu trong tương lai
của họ có liên quan gì đến những nhu cầu hiện tại hay không. Ví dụ,
nhân viên bán thời gian đó nói rằng, anh ta/cô ta muốn trở thành một
nghệ sĩ.

Hãy lắng nghe, thừa nhận và nắm bắt câu trả lời. Bạn
có thể áp dụng những kỹ năng hiện tại họ đang có, chẳng hạn giao cho họ
thiết kế những tấm áp phích quảng cáo, thiết kế bản tin thư của tổ chức
hoặc tham gia dự án… Nếu không hỏi, bạn sẽ không bao giờ biết được
khả năng tiềm ẩn của những nhân viên bán thời gian này.

Kiểm tra chính mình khi trò chuyện với họ

Đôi khi những nhân viên bán thời gian bị xem như
người thừa. Sẽ rất tốt khi có thêm những bàn tay giúp đỡ nhưng chẳng
tốt tí nào khi phải đối phó với những bàn tay này. Đầu tiên, phải nhận
ra rằng bạn đã rất may mắn khi có thêm những sự hỗ trợ của họ. Hầu hết
mọi người thường ước ao có được sự giúp đỡ. Thứ hai, việc bạn làm là để
phát triển họ. Thứ ba, khi trò chuyện với họ chỉ nói những chuyện tích
cực.

Hãy nhớ rằng, nhiều nhân viên bán thời gian hoàn toàn
chưa có kinh nghiệm gì. Có thể họ có chút gì đó sợ hãi, e dè và có thể
có vô vàn biểu hiện như cãi lời bạn, không phối hợp với những người
khác, đi làm muộn hoặc không làm gì cả. Công việc của chúng ta là kiếm
tra lại chính mình khi trò chuyện với những nhân viên bán thời gian để
họ cảm thấy được chào đón.

Khi trò chuyện với họ, phải làm sao để họ cảm thấy họ
được mong muốn tham gia vào câu chuyện. Hãy nói chuyện với cả nhóm nhân
viên bán thời gian và nhân viên chính thức để cả hai nhóm đều thấy rằng
bạn rất vui mừng khi có họ. Điều này sẽ khiến nhân viên làm việc bán
thời gian cảm thấy họ được quan tâm và động viên.

Phân công một người hướng dẫn

Kể cả khi đã được định hướng hoàn toàn, nhân viên bán
thời gian có thể vẫn lẫn lộn. Hãy phân công một nhân viên chính thức
làm người hướng dẫn cho họ. Nhân viên bán thời gian sẽ cảm thấy mình
giống một thành viên của nhóm và người hướng dẫn sẽ cảm thấy thích thú
với phần trách nhiệm mới được giao thêm của mình.

Đặc biệt chú ý, hãy lựa chọn một người có tính kiên
nhẫn, có những kỹ năng giao tiếp tốt, có động cơ làm việc và có thời
gian để trả lời những thắc mắc của nhân viên bán thời gian.

Cân đối khối lượng công việc

Đừng giao cho nhân viên bán thời gian quá nhiều việc
vụn vặt. Nhiều tổ chức thường chỉ giao cho nhân viên bán thời gian
những việc đơn giản, ở mức độ thấp. Đừng làm vậy. Hãy nhớ rằng: “Sự
phong phú là gia vị của cuộc đời”. Hãy áp dụng những kiến thức đã học
trong việc cân đối khối lượng công việc cho nhân viên làm việc bán thời
gian.

Loại bỏ những cảm giác nặng nề

Hãy lọai bỏ những cảm giác căng thẳng và nặng nề giữa
nhân viên bán thời gian và nhân viên chính thức. Hãy giải thích cho
nhân viên chính thức biết, tại sao lại cần sự hỗ trợ của những nhân
viên bán thời gian và “ghế” của nhân viên chính thức không hề bị đe dọa.

Quan trọng là cho họ thấy những lợi ích mà nhân viên
bán thời gian mang lại (công việc trở nên dễ dàng hơn, họ có thêm thời
gian để học những kỹ năng quản lý…).

Đưa ra lịch làm việc linh hoạt

Rất nhiều nhân viên bán thời gian có hoàn cảnh khá
đặc biệt, ví dụ đang là sinh viên, gia đình khó khăn, có con nhỏ, đi
lại khó khăn…. Do vậy, tạo điều kiện cho họ bằng cách đưa ra lịch làm
việc linh hoạt. Như vậy, bạn sẽ giữ được những nhân viên bán thời gian
làm việc lâu dài và giảm được chi phí đào tạo lại…

Chú ý: Hãy chắc chắn rằng những nhân viên bán thời gian này nắm được lịch làm việc một cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn và lộn xộn.

Khích lệ nhân viên bán thời gian

Hầu hết các tổ chức không có các hình thức khuyến
khích nhân viên bán thời gian. Chắc chắn là nhân viên bán thời gian
không hài lòng với những chinh sách này. Đó là một sai lầm lớn. Hãy
thiết lập một chương trình khuyến khích nhân viên làm bán thời gian dựa
trên lợi nhuận của tổ chức hoặc những hành vi đáng biểu dương. Bạn nên
thưởng cho những nhân viên bán thời gian trong những trường hợp:

– Họ làm việc tốt
– Họ luôn đi làm đúng giờ
– Phối hợp hiệu quả với những người khác
– Phối hợp tốt với những nhân viên chính thức
– Chủ động giải quyết vấn đề
– Phục vụ khách hàng tốt

Lưu ý là phải công nhận kết quả của những nhân viên bán thời gian và khen ngợi công khai.

Làm được những điều này, bạn sẽ thành công trong việc
khuyến khích nhân viên bán thời gian, giảm việc phải tuyển dụng lại và
đào tạo lại. Bạn sẽ đưa tổ chức tiến xa hơn trong thời gian ngắn nhất,
và ít bị căng thẳng nhất.

(Theo Lãnh Đạo)